مرحله اول: آماده کردن سخنرانی
1- یک طرح کلی از سخنرانی‌تان بنویسید. نکته‌های اساسی و موضوعاتی که قرار است راجع به آنها صحبت کنید، اسکلت اصلی سخنرانی شما هستند. با خودتان فکر کنید چه نکاتی بسیار مهم هستند و چه حقایقی را باید حتماً بیان کنید. می‌توانید از ساختار پیشنهادی ما استفاده کنید:
- در جملات ابتدایی سخنرانی از اطلاعات شخصی خودتان حرف بزنید. مثلاً می‌توانید بگویید: سلام! روزبه‌خیر! من سعید یزدانی هستم، دانشجوی رشته برنامه‌نویسی کامپیوتر دانشگاه تهران.
- اگر سخنرانی به حوزه کاری شما مرتبط است به علایق و اهداف کاری‌تان را به طور خلاصه در یکی دو جمله اشاره کنید. با انجام این کار علاوه بر صرفه‌جویی در وقت نشان‌دهنده این است که منافع شخصی شما با اهداف حرفهایتان هم‌راستا هستند. برای مثال: من در حال کار بر روی اپلیکیشنی هستم که به مردم کمک می‌کند تا از طریق اینستاگرام پیتزا سفارش دهند.
- در صورت ارتباط با موضوع سخنرانی ممکن است بخواهید به تحصیلات یا دوره‌های حرفهای که گذرانده‌اید اشاره کنید. مثلاً: این پنجمین اپلیکیشنی است که طراحی کرده‌ام. دومین اپلیکیشنی که ساختم برای کمک به افرادی بود که می‌خواستند رستوران‌های مناسب و نزدیک خانه خود را پیدا کنند. این اپلیکیشن یک جایزه نیز برد.
2- به سرگرمی‌ها و فعالیت‌های موردعلاقه‌تان اشاره کنید. وابسته به سناریوی سخنرانی‌تان ممکن است بخواهید به سرگرمی‌ها و تجربیات مرتبطتان اشاره کنید. اشاره به فعالیت‌های مرتبط با موضوع می‌تواند نشان از قدرت و تسلط شما برای صحبت کردن راجع به یک موضوع خاص باشد.
- با بیان ماجرای علاقه و هدف خود و اینکه چگونه پیشرفت خود را به این مرحله رساندید، یک داستان قانع کننده و جذاب در مورد خودتان بگویید. برای مثال: اگر یک متن برای سخنرانی در کلاس سخنرانی در دانشگاه می‌نویسید، ممکن است بخواهید شرح دهید که چطور در سن کم به کامپیوترها علاقه‌مند شدید و چرا آنها در این دوران اهمیت دارند و چه ارتباطی با اهداف حرفهای شما دارند.
- اگر هدف از این سخنرانی پیدا کردن مشتری برای یک کسب‌وکار است، احتمالاً آنها علاقه چندانی به شنیدن خاطرات کودکی و سرگرمی‌های شما ندارند. آنها دوست دارند بدانند که دقیقاً مشغول چه کاری هستید و چه مهارت‌هایی دارید.
پیشنهاد می‌کنیم یک‌بار متن معارفه‌تان را با شرح سرگرمی‌ها و تجربیات و بار دیگر بدون آنها بنویسید و به صورت آزمایشی در حضور یکی از دوستانتان سخنرانی کنید و از بازخوردهای آن برای گرفتن تصمیم نهایی استفاده کنید.
3- خودتان را به حضار عرضه کنید. اگر می‌خواهید یک تأثیر فوق‌العاده در همان نگاه اول بگذارید، مهم است که سخنان شما بیانگر توانایی، مهارت‌ها و ظرفیت‌های حرفهای شما باشند. می‌توانید این کار را انجام دهید بدون اینکه به نظر برسد دارید از خودتان تجلیل می‌کنید یا خودتان را زیادی تحویل می‌گیرید. نگذارید این‌طور به نظر برسد که دارید دستاوردهای گذشته‌تان را به اهداف آینده‌تان گره می‌زنید.
- مهارت، تجربیات و توانایی‌های مرتبط با بحث‌تان را در سخنرانی پررنگ نشان دهید. برای مثال بگویید: به دلیل داشتن پیشینه در طراحی و ساخت اپلیکیشن و ایجاد شبکه وسیع از ارتباطات حرفهای، قادر به فهم اینکه ملزومات ایجاد ارتباطات برای کارهای نوپا هستم.
- اگر خودتان را به تعدادی از همکاران جدیدتان معرفی می‌کنید، احتمالاً دلتان نمی‌خواهد که درباره زندگی خانوادگی یا مسائل خارج از کارتان که مستقیماً با شغل و حرفه‌تان مرتبط نیستند، صحبت کنید.
4- خودتان را از همتایان‌تان متمایز کنید. خودتان را صادقانه معرفی کنید اما طوری نباشید که حضار فکر کنند شما کسی هستید شبیه بقیه سخنران‌ها و افرادی که تا به حال دیده‌اند. اگر نقش بزرگ و مهمی در یک پروژه ایفا می‌کنید، به آن نقش اشاره نمایید. با گفتن از اینکه از تجربیاتتان چه چیزهایی یاد گرفته‌اید، پا را فراتر بگذارید. ایده‌هایتان را در رابطه با پروژه شرح دهید و بگویید برای ایجاد تأثیر بیشتر چه کارهایی باید انجام شود.
- می‌توانید با اشاره و توضیح هم‌زمان به مهارت‌ها و تجربیاتتان خودتان را فردی آینده‌نگر و به طور مداوم در حال توسعه معرفی کنید که همواره در حال یادگیری است. مثلاً بگویید: من زمان زیادی را صرف شرکت در کنفرانس‌های مرتبط با نرم‌افزارها می‌کنم و بنابراین می‌دانم که کاربران دنبال چه چیزی هستند و بسیار مفتخرم که در طراحی اپلیکیشنهای پیشگام نقش داشته‌ام.
- تلاش کنید تا این تمایز در مهارت‌های فردی را به طرح کلی سخنرانی و اهداف شغلی‌تان مرتبط کنید.
مرحله دوم: سخنرانی‌تان را اصلاح و تمرین کنید
1- متن سخنرانی را اصلاح کنید. بسیاری از مشاوران شغلی توصیه می‌کنند که معارفه‌تان را در حد یک الی دو جمله کوتاه نگه دارید. برخی می‌گویند بهتر است بیش از 5 تا 7 دقیقه طول نکشد. اگر برایتان ممکن نیست که سخنرانی‌تان را تا این حد کوتاه کنید یا زمان به شما اجازه می‌دهد که مقدمه طولانی‌تری داشته باشید باز هم لازم است که متن معارفه را اصلاح کنید و آن را آن‌قدر خلاصه کنید که فقط اطلاعات لازم در آن باشند.
- مطمئن شوید که دستورالعمل‌های تعیین شده را در ساختار سخنرانی لحاظ کرده‌اید.
- اگر وقت سخنرانی شما در حد 5 دقیقه است، داشتن یک معارفه چه دو دقیقه به طول بینجامد و چه هفت دقیقه کاملاً بی‌مورد است.
- اگر قرار است سخنرانی معارفه خود را در یک مصاحبه انجام بدهید، دقت کنید و مطمئن شوید که از زمان پیشنهادی فراتر نروید.
2- از عبارات کوتاه و ساده استفاده کنید. به یاد داشته باشید که شما قرار است نوشته‌هایتان را با صدای بلند بیان کنید و حضار نمی‌توانند مثل یک فیلم شما را به عقب برگردانند و حرفهایتان را دوباره گوش بدهند. اگر از جملات پیچیده استفاده کنید، ممکن است آنها را گیج و سرگردان کنید. تلاش کنید تا منظورتان را طوری برسانید که دیگران کاملاً متوجه شوند که شما چه گفته‌اید.
- از نوشتن جملات طولانی و پراکنده خودداری کنید و هر چقدر که ممکن است از عبارات مختصر و مفید استفاده کنید.
- ساختار جملاتتان را به دقت انتخاب کنید. متن سخنرانی‌تان را با صدای بلند بخوانید. این کار به شما کمک می‌کند تا جملات بیش‌ازحد طولانی و غیرضروری را شناسایی و ویرایش کنید.
3- سخنرانی خود را تمرین کنید. پیش از فرارسیدن زمان سخنرانی باید کمی تمرین کنید. انعطاف‌پذیری، مهارت‌ها و سرعت حرف زدن خود را در طول سخنرانی تمرینی تست کنید. برای بار اول فقط از روی متن بخوانید و تنهایی تمرین کنید. سپس می‌توانید از دوستان، اعضای خانواده یا همکارانتان درخواست کمک کنید.
- با تمرین کردن مقابل سایر افراد شما متوجه می‌شوید که آیا سخنرانی شما مورد علاقه شنوندگان است یا نه.
- به این فکر کنید که کدام قسمت از سخنرانی موفق بوده و کدام نبوده است.
- از مخاطبان تمرینی خود بپرسید که کدام قسمت از آن قوی‌تر یا ضعیف‌تر بوده است.
- از آنها بخواهید که صادقانه به شما بگویند که توانسته‌اند منظور شما را درک کنند یا نه.
4- سخنرانی خود را به خاطر بسپارید. در برخی از موارد رایج است که سخنرانی را از روی یک تکه کاغذ تمرین می‌کنند؛ اما بهتر است سعی کنید که سخنرانی‌تان را به خاطر بسپارید. ارائه سخنرانی بدون اینکه کاغذ دستتان بگیرید، نشان از کنترل، دانش و اعتمادبه‌نفس است. همچنین کمک می‌کند تا توجه حضار را جلب کنید.
- اگر در تمام مدت سرتان را پایین نگهدارید و به کاغذ خیره شوید تمرکز تماشاگران فقط برای فهمیدن کلماتی که ادا می‌کنید، صرف می‌شود.
- می‌توانید تعدادی فلش کارت حاوی نکات مهم سخنرانی همراه خود داشته باشید. نباید کل سخنرانی‌تان را روی کارت بنویسید. فقط باید به مفاهیم اصلی که قرار است از آنها صحبت کنید اشاره کنید.
مرحله سوم: برای سخنرانی کردن برنامه‌ریزی کنید
1- حضار خود را بسنجید. در صورتی که در حال آماده شدن برای یک معارفه شغلی و تخصصی هستید، باید متنی متفاوت از معارفه‌های معمولی بنویسید. پیش از اینکه برنامه‌ریزی برای شروع سخنرانی‌تان را آغاز کنید این سؤال‌ها را از خود بپرسید:
- مخاطبان مورد نظر چه کسانی هستند؟
- مقصود من از این معارفه چیست؟
- دیگران چه انتظاراتی از من دارند؟
2- مسائل مرتبط را بیابید. احتمالاً حسابی حرفهای زیادی برای گفتن راجع به خودتان دارید؛ اما کلید یک معارفه موفق خلاصه‌گویی و نکته‌سنجی است. این به معنی این است که شما باید تصمیم بگیرید که چه چیزی برای شنونده‌ها و مخاطبان شما جذاب‌تر است. باید منظور و اطلاعات خود را در کمترین زمان ممکن به حضار برسانید.
- بچسبید به یک یا دو نکته اصلی که قرار است درباره خودتان بیان کنید. همیشه می‌توانید در صورت داشتن زمان نکات بیشتری را اضافه کنید.
- وابسته به نوع مخاطبان و کاربرد سخنرانی‌تان شما نباید اجازه دهید که تمرکز حضار از بین برود.
- فراموش نکنید که قرار است خودتان را به صورت عمومی به دیگران معرفی کنید و می‌خواهید آنها بدانند که فردی جذاب و مدبر هستید.
- این نکات به معنی این است که شما نباید در یک جلسه حرفهای از عشق و علاقه‌تان نسبت به تیم فوتبالی که طرفدارش هستید، صحبت کنید.
3- قصد و لحن معارفه را مشخص کنید. هر زمان که برای یک سخنرانی برنامه‌ریزی می‌کنید، باید کاملاً از اهداف تعیین شده و نتایج به دست آمده آگاهی داشته باشید. از خودتان بپرسید که قرار است چه پیامی را به شنوندگان خود برسانید؟ آیا این یک معارفه برای تشکیل شبکه ارتباطی با سایر متخصصان است یا قصدتان فقط ایجاد یک رابطه معمولی با دوستان تازه است؟
- آیا امیدوارید که به وسیله این مقدمه و معارفه در سخنرانی، شخصی از نگرش و مدل ذهنی شما الگو بگیرد یا برای کسی که تحت رهبری شما فعالیت می‌کند الهام‌بخش و محرک باشید؟
- موارد بیان شده بر روی اینکه چه چیزهایی قرار است بگویید و چگونگی گفتن آنها تأثیر می‌گذارند.
مرحله چهارم: ارائه سخنرانی
1- تلاش کنید تا آرام شوید. اگر قبل از سخنرانی کردن کمی عصبی و مضطرب هستید، بد نیست که از تکنیک‌های ریلکسیشن استفاده کنید. توصیه می‌کنیم که یک مکان آرام پیدا کنید و برای چند دقیقه با خودتان تنها باشید. چند نفس عمیق بکشید و تنها بر روی دم و بازدم خود تمرکز کنید.
- همچنین می‌توانید از تکنیک‌های تجسم فکری استفاده کنید تا اضطرابتان را کاهش داده و اعتمادبه‌نفس مورد نیاز برای سخنرانی کردن را به دست بیاورید.
- خودتان را تصور کنید که سخنرانی را به خوبی و خوشی تمام کرده‌اید و با صورت‌های خندان و تشویق حضار و مخاطبان مواجه شده‌اید.
2- از زبان بدن به خوبی استفاده کنید. شاید نکته بی‌اهمیتی به نظر برسد اما خمیده ایستادن ممکن است شما را بی اعتمادبه‌نفس و یک سخنور مبتدی به نظر برساند و حواس مخاطبانتان را پرت کند. صاف بایستید و یک تصویر قوی از خود بسازید. سینه‌تان را بیرون بدهید و شکم‌تان را کمی به داخل فشار دهید تا بتوانید صاف بایستید؛ اما زیاد هم سفت و سخت نگیرید و از طبیعی به نظر رسیدن دور نشوید.
- دست به سینه نایستید و انگشت‌هایتان را به هم نچسبانید.
- به زمین خیره نشوید و به میز نچسبید و به روبرو نیز خیره نشوید.
- ارتباط چشمی کنترل شده با افراد داخل سالن برقرار کنید و از خیره شدن به یک نفر بپرهیزید.
- بهتر است اول با یک نفر در سمت راست اتاق و سپس با شخصی در سمت چپ اتاق ارتباط چشمی برقرار کنید تا طبیعی و راحت به نظر برسید.
3- در سخنرانی کردن عجله نکنید. نه آن‌قدر حرفهای خود را بکشید که حوصله سر بر جلوه کنید یا آن‌چنان سریع صحبت کنید که کسی چیزی از حرفهای شما را متوجه نشود. سعی کنید به یک تعادل در سرعت حرف زدن خود برسید. باید آهسته و شمرده حرف بزنید که همه بتوانند حرفهایتان را دنبال کنند و بفهمند چه می‌گویید.
- برای یک گفتگوی راحت با شیوه بیان و سرعت مناسب هدف‌گذاری کنید.
- در مقابل دیگران تمرین سخنرانی کنید یا صدای خود را ضبط کنید. سپس ضرباهنگ حرف زدن خود را بررسی کنید.
4- اگر اشتباه کردید، طنازی و شوخ‌طبعی را پیش بگیرید. اگر هنگام سخنرانی کردن جملات را اشتباه گفتید، شوکه نشوید. عذرخواهی معمولاً باعث جلب توجه به اشتباهات می‌شود و آنها را پررنگ‌تر جلوه می‌دهد. در صورتی که واقعاً لازم است به خطایتان اشاره کنید، کمی از طنز استفاده نموده و سپس آن را فراموش کرده و ادامه حرفهایتان را بزنید. این عمل نشان از راحتی و اعتمادبه‌نفس شما دارد.
- شوخی کردن و داشتن حس طنز نسبت به خودتان شما را خاکی و بانمک جلوه می‌دهد. مثلاً اگر نکته‌ای را وسط سخنرانی از قلم انداختید و بعداً مجبور شدید به آن برگردید می‌توانید بگویید: فکر کنم باید دنده عقب بگیرم و یک نکته‌ای را خدمتان عرض کردم که قبلاً یادم رفت بگویم. اگر قرار است با من واقعی آشنا شوید، الآن وقتش است.
- اگر در همان ابتدا شروع به خرابکاری و تپق زدن در سخنرانی کردید، می‌توانید جملاتی شبیه به این بگویید: ببخشید. من خیلی هیجان زده‌ام که قرار است برایتان راجع به این مسائل حرف بزنم و کلماتم را قاطی کرده‌ام. بگذارید دوباره تلاش کنم!
- از شوخی بیش‌ازحد راجع به خودتان بپرهیزید؛ زیرا شما همچنان در حال تلاش هستید تا به دیگران نقاط قوت و توانایی‌تان را یادآور شوید. پس بهتر است از اشتباهاتتان راحت بگذرید.
منبع: چطورپدیا